Eine Datenanforderung enthält meist mehrere Informationen: die zuständige Stelle, den betroffenen Vorgang, einen Zeitraum und die verlangten Angaben oder Unterlagen. Diese Punkte werden zuerst zusammen gelesen. Für die Bearbeitung ist außerdem relevant, ob die eigenen Angelegenheiten geprüft werden oder ob Auskunft über einen anderen Beteiligten verlangt wird. Der folgende Ablauf behandelt die Datenschutzgrundsätze und die besonderen Mitwirkungsvorschriften im Steuerverfahren. Welche konkrete Auskunftspflicht besteht, ergibt sich aus dem jeweils anwendbaren Gesetz.
Geschätzte Lesezeit: 4 Minuten · Stand: 31. Oktober 2026
Zweck und gesetzliche Grundlage feststellen
Die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, erlaubt eine Verarbeitung personenbezogener Daten unter anderem dann, wenn sie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Wahrnehmung einer gesetzlich übertragenen öffentlichen Aufgabe erforderlich ist. Diese Grundlagen stehen in Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben c und e DSGVO. Bei einer behördlichen Anforderung kommt es deshalb auf die konkrete Aufgabe und die dafür geltenden gesetzlichen Befugnisse an. Die Bezeichnung als Behörde beantwortet allein noch nicht, welche einzelnen Angaben für den Vorgang benötigt werden.
Nach Artikel 5 Absatz 1 Buchstaben b und c DSGVO müssen personenbezogene Daten für festgelegte, rechtmäßige Zwecke verarbeitet und auf das dafür notwendige Maß begrenzt werden. Das wird Zweckbindung und Datenminimierung genannt. Eine Prüfung kann daher bei Zeitraum, Personenkreis und Inhalt der Anforderung ansetzen. So lässt sich konkret benennen, welche zusätzliche Information zur Klärung ihres Umfangs benötigt wird. Der erforderliche Umfang hängt vom jeweiligen Verfahren ab.
Mitwirkung im Steuerverfahren
Für steuerlich erhebliche Tatsachen sieht § 90 AO eine Mitwirkung der Beteiligten vor. Sie müssen diese Tatsachen vollständig und wahrheitsgemäß offenlegen und bekannte Beweismittel angeben. Gleichzeitig ermittelt die Finanzbehörde den Sachverhalt von Amts wegen und berücksichtigt auch günstige Umstände. Nach § 88 AO richten sich Art und Umfang der Ermittlungen unter anderem nach dem Einzelfall und dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Die angeforderte Mitwirkung und ihr Umfang müssen deshalb anhand des konkreten steuerlichen Sachverhalts geprüft werden.
Eine Auskunftsanfrage konkret lesen
§ 93 AO regelt Auskünfte der Beteiligten und anderer Personen. Das Ersuchen muss angeben, worüber Auskunft verlangt wird und ob es die eigene Besteuerung oder die Besteuerung anderer betrifft. Andere Personen sollen grundsätzlich erst befragt werden, wenn die Klärung durch die Beteiligten nicht zum Ziel führt oder keinen Erfolg verspricht. Die Antwort ist nach bestem Wissen und Gewissen zu erteilen; soweit erforderlich, werden vorhandene Unterlagen zur Vorbereitung herangezogen.
Angeforderte Unterlagen zuordnen
Eine Anforderung kann statt einer Auskunft konkrete Dokumente betreffen. § 97 AO ermöglicht die Vorlage von Büchern, Aufzeichnungen, Geschäftspapieren und anderen Urkunden zur Einsicht und Prüfung. Für die Bearbeitung wird jedem verlangten Dokument der betroffene Vorgang und Zeitraum zugeordnet. Bei einem Auskunftsersuchen zu einer einzelnen Rechnung kann zum Beispiel festgehalten werden, welche Auftragsunterlagen, Leistungsnachweise und Zahlungseinträge dazu vorhanden sind. Ob weitere Unterlagen erforderlich sind, bleibt am Zweck der konkreten Anforderung zu prüfen.
Ist der Umfang unklar, lässt sich eine Rückfrage auf einen bestimmten Punkt begrenzen. Sie kann etwa klären, ob eine Liste der betreffenden Vorgänge genügt oder ob die zugrunde liegenden Einzelbelege benötigt werden. Die Rückfrage benennt das Aktenzeichen, die genaue Stelle des Schreibens und die offene Zuordnung. Eine spätere Antwort lässt sich dadurch unmittelbar mit der ursprünglichen Anforderung verbinden. Für bereits eindeutig angeforderte Angaben kann parallel die Zusammenstellung vorbereitet werden.
Fristen und fehlende Unterlagen festhalten
Eine von der Finanzbehörde gesetzte Frist kann nach § 109 AO verlängert werden. Wird mehr Zeit benötigt, kann der Antrag den tatsächlichen Grund und einen konkreten neuen Termin nennen. Für die eigene Planung bleibt die bisherige Frist maßgeblich, solange keine Verlängerung gewährt wurde. Die Vorschrift lässt sich nicht pauschal auf jede gesetzliche Frist übertragen. Rückfragen und ein Antrag auf Verlängerung sollten deshalb getrennt von der sachlichen Antwort erfasst werden.
Fehlt ein angefordertes Dokument, wird dieser Umstand in der Zusammenstellung kenntlich gemacht. Dazu gehören der betroffene Vorgang, die vorhandenen Nachweise und der aktuelle Bearbeitungsstand. So bleibt erkennbar, welche Angaben bereits beantwortet sind und welche noch ergänzt werden müssen. Für den Versand bietet sich eine nummerierte Anlagenliste an. Eine unveränderte Kopie der versandten Antwort und ihrer Anlagen erlaubt anschließend den Abgleich mit weiteren Schreiben der Behörde.
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