Ein Unternehmen bezieht Waren oder Dienstleistungen von anderen Unternehmen. Dabei kann Umsatzsteuer anfallen. Ob diese als Vorsteuer abgezogen werden darf, hängt von gesetzlichen Voraussetzungen ab. Für die Prüfung werden zunächst die Leistung, die beteiligten Unternehmen, die Rechnung und die vorgesehene Verwendung beschrieben.
Geschätzte Lesezeit: 4 Minuten · Stand: 31. Oktober 2026
Leistung und Unternehmensbezug feststellen
Für den üblichen Fall einer Leistung durch einen anderen Unternehmer nennt § 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 UStG die gesetzlich geschuldete Steuer, eine für das eigene Unternehmen ausgeführte Leistung und den Besitz einer nach §§ 14, 14a ausgestellten Rechnung. Diese Voraussetzungen sind zusammen zu prüfen.
Für die Vorbereitung werden die beteiligten Unternehmen und der konkrete Auftrag erfasst. Dazu kommen Angaben darüber, was geliefert oder geleistet wurde und wofür es im Unternehmen verwendet werden soll. Die Bestellung, der Leistungsnachweis und die Rechnung können dafür unter derselben Vorgangsnummer abgelegt werden.
Bei Anzahlungen vor Ausführung der Leistung setzt der Vorsteuerabzug nach § 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 UStG voraus, dass die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet wurde. Deshalb sind bei solchen Vorgängen Zahlungszeitpunkt und Leistungsstand getrennt festzuhalten.
Rechnung und Steuerbetrag prüfen
Die allgemeinen Rechnungsangaben stehen in § 14 Absatz 4 UStG. Für die Prüfung werden die vorhandene Rechnung, der Auftrag und die Leistungsunterlagen miteinander abgeglichen. Auffällige Abweichungen sollten konkret bezeichnet und vor der abschließenden Bearbeitung geklärt werden.
Ein zu hoch ausgewiesener Steuerbetrag kann für den Aussteller eine zusätzliche Steuerschuld auslösen. Das regelt § 14c Absatz 1 UStG. Die Angabe eines Betrags auf der Rechnung ersetzt deshalb keine Prüfung, ob der ausgewiesene Steuerbetrag für den zugrunde liegenden Umsatz zutrifft.
In einem Prüfvermerk lässt sich beispielsweise festhalten, welche Rechnung geprüft wurde, welche Leistung ihr zugeordnet ist und welche Angabe noch geklärt werden muss. Wird eine korrigierte Unterlage vorgelegt, sollte der Zusammenhang zur ursprünglichen Rechnung erkennbar bleiben. Der Vermerk beschreibt den Bearbeitungsstand und die verwendeten Unterlagen.
Die Verwendung der Leistung berücksichtigen
§ 15 Absatz 2 UStG schließt den Vorsteuerabzug insbesondere für Leistungen aus, die zur Ausführung bestimmter steuerfreier Umsätze verwendet werden. Absatz 3 enthält gesetzliche Ausnahmen. Die Bezeichnung eines Umsatzes als steuerfrei reicht deshalb für eine abschließende Prüfung noch nicht aus.
Auch Umsätze unter der Kleinunternehmerregelung sind zu berücksichtigen. § 19 Absatz 1 UStG sieht unter den dort geregelten Voraussetzungen eine Steuerbefreiung vor. Bei der Prüfung wird daher festgehalten, welche umsatzsteuerliche Behandlung für die betreffenden eigenen Umsätze gilt.
Wird eine bezogene Ware oder Dienstleistung teilweise für Umsätze verwendet, die den Vorsteuerabzug ausschließen, verlangt § 15 Absatz 4 UStG eine wirtschaftliche Zuordnung der betreffenden Vorsteuerbeträge. Die dabei verwendeten Angaben und die gewählte Zuordnung sollten im Vorgang nachvollziehbar dokumentiert sein.
Für die Vorbereitung kann eine Zuordnung nach konkreten Aufträgen, betrieblichen Bereichen oder der tatsächlichen Verwendung erfasst werden. Die Notiz sollte beschreiben, auf welchen Unterlagen die Angaben beruhen. Eine offene Verwendung oder eine noch ungeklärte Aufteilung wird als offener Bearbeitungspunkt weitergeführt.
Hinweise auf Unstimmigkeiten bearbeiten
Wer mit einer eigenen Leistung oder dem Bezug einer Ware oder Dienstleistung an einem Umsatz beteiligt ist, kann von § 25f Absatz 1 UStG erfasst sein. Die Vorschrift nennt etwa eine begangene Umsatzsteuerhinterziehung oder einen zu Unrecht erlangten Vorsteuerabzug durch den Leistenden oder einen Beteiligten auf einer früheren oder späteren Umsatzstufe. Wusste der Unternehmer von dieser Einbeziehung oder hätte er davon wissen müssen, wird der Vorsteuerabzug in den gesetzlich genannten Fällen versagt.
Bei der Bearbeitung lassen sich deshalb festgestellte Unstimmigkeiten, dazu eingeholte Unterlagen und das Ergebnis der Klärung dokumentieren. Eine Prüfung sollte bei den nachprüfbaren Tatsachen bleiben: beteiligte Unternehmen, Auftrag, Ausführung, Rechnung und Zahlungsweg. Eine interne Checkliste kann diese Angaben ordnen; sie ersetzt die Prüfung des tatsächlichen Vorgangs nicht.
Spätere Änderungen berücksichtigen
Ändern sich bei einem Wirtschaftsgut die für den ursprünglichen Vorsteuerabzug maßgebenden Verhältnisse, kann eine Berichtigung nach § 15a UStG erforderlich werden. Die Vorschrift unterscheidet verschiedene Fälle. Deshalb ist auch eine spätere Änderung der Verwendung als eigener Vorgang festzuhalten.
Die Unterlagen können damit den ursprünglichen Erwerb, die zunächst vorgesehene Verwendung und spätere Änderungen abbilden. Zum Abschluss einer Bearbeitung werden die geprüften Punkte und offene Fragen zur steuerlichen Behandlung getrennt vermerkt. Aus der Dokumentation wird nachvollziehbar, auf welchen Tatsachen die jeweilige Behandlung beruht.