Eine Rechnung gehört zu einem Geschäftsvorgang. Zu diesem Vorgang können ein Angebot, eine Bestellung, die ausgeführte Leistung und eine Zahlung gehören. Für die Prüfung ist hilfreich, diese Bestandteile gemeinsam zu betrachten. So lässt sich feststellen, was vereinbart, was ausgeführt und was abgerechnet wurde.
Geschätzte Lesezeit: 4 Minuten · Stand: 31. Oktober 2026
Ein möglicher Arbeitsablauf beginnt deshalb beim Auftrag. Er führt über den Abgleich der Leistung zur Prüfung der Rechnung und anschließend zur Zahlungsbearbeitung. Offene Punkte werden dem Vorgang zugeordnet. Die folgenden Schritte beschreiben eine organisatorische Vorgehensweise; welche einzelnen Unterlagen entstehen, hängt von der jeweiligen Lieferung oder Dienstleistung ab.
Den Auftrag und die Beteiligten feststellen
Zunächst werden Auftraggeber und Auftragnehmer benannt. Dazu kommen der vereinbarte Inhalt, der vorgesehene Zeitraum und die Preisgrundlage. Eine interne Vorgangsnummer kann Angebot, Bestellung und spätere Rechnung miteinander verbinden. Bei mehreren beteiligten Gesellschaften sollte erkennbar sein, welche Gesellschaft die jeweilige Vertragsbeziehung betrifft.
Bei einer Warenbestellung können Artikel, Menge und Lieferort gegenübergestellt werden. Bei einer Dienstleistung kommen beispielsweise das vereinbarte Arbeitsergebnis, der Bearbeitungszeitraum und die dafür benannte Kontaktperson in Betracht. Diese Angaben werden aus den vorhandenen Unterlagen übernommen. Unvollständige oder widersprüchliche Angaben bleiben als offene Punkte vermerkt.
Die Rechnungsangaben prüfen
Der allgemeine Angabenkatalog in § 14 Absatz 4 UStG umfasst unter anderem Namen und Anschriften der Beteiligten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt und Steuerangaben. Die Prüfung richtet sich nach dem jeweiligen Vorgang und der dafür geltenden Rechnungsregel.
Für Kleinbetragsrechnungen sieht § 33 UStDV unter den dort genannten Voraussetzungen vereinfachte Angaben vor. Eine Prüfung sollte deshalb zunächst klären, welche Rechnungsart vorliegt. Die vollständigen Anforderungen und die gesetzlichen Ausnahmen sind in der jeweiligen Vorschrift nachlesbar.
Für die interne Bearbeitung kann das Ergebnis als kurzer Prüfvermerk gespeichert werden. Darin steht, welche Angaben überprüft wurden und welche Unterlage dabei herangezogen wurde. Das kann etwa die Bestellung für die Unternehmensbezeichnung oder die vereinbarte Abrechnung für den berechneten Betrag sein.
Rechnung und ausgeführte Leistung verbinden
§ 14 Absatz 3 UStG verlangt, dass die Identität des Ausstellers feststeht, die erforderlichen Rechnungsangaben unverändert bleiben und die Rechnung lesbar ist. Die Vorschrift nennt innerbetriebliche Kontrollverfahren, die eine nachvollziehbare Verbindung zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Für die Bearbeitung kommt es daher auf den Zusammenhang des einzelnen Vorgangs an.
Je nach Leistung können ein Lieferschein, eine Übergabebestätigung, ein Tätigkeitsnachweis oder ein übergebenes Arbeitsergebnis zur Beschreibung des Ablaufs beitragen. Welche Unterlagen den Ablauf erkennen lassen, hängt von Art und Ausführung der Leistung ab. Für die eigene Prüfung wird festgehalten, was die Unterlage tatsächlich beschreibt und welchem Auftrag sie zugeordnet werden kann.
Bei einem Gestaltungsauftrag könnte beispielsweise die übergebene Datei mit dem vereinbarten Arbeitsumfang verglichen werden. Bei einer Warenlieferung könnten die empfangenen Mengen mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen werden. Eine Notiz kann festhalten, wer diesen Abgleich vorgenommen hat und welche Abweichung dabei festgestellt wurde.
Abweichungen getrennt bearbeiten
Ein fehlendes Rechnungsdatum, eine abweichende Menge und ein noch nicht übergebenes Arbeitsergebnis betreffen unterschiedliche Teile des Vorgangs. Für die weitere Bearbeitung hilft eine konkrete Beschreibung: welche Angabe fehlt, welcher Beleg widerspricht oder welcher Teil der Leistung noch offen ist. Dazu kann die erforderliche Klärung beim Aussteller oder innerhalb des Unternehmens vermerkt werden.
Nach Eingang ergänzender Unterlagen wird der Prüfvermerk aktualisiert. Dabei bleibt erkennbar, auf welchen Stand sich die ursprüngliche Prüfung bezog. Bei steuerlich bedeutsamen Buchungen und Aufzeichnungen darf der ursprüngliche Inhalt durch Änderungen nicht unkenntlich werden; diese Anforderung folgt aus § 146 Absatz 4 AO.
Den vollständigen Vorgang ablegen
Zur Ablage gehören die Unterlagen, auf die sich Bearbeitung und Buchung stützen. § 147 Absatz 1 AO nennt unter anderem Buchungsbelege, Geschäftsbriefe und weitere steuerlich bedeutsame Unterlagen als geordnet aufzubewahrende Dokumente. Für die Aufbewahrung auf Datenträgern enthält Absatz 2 zusätzliche Anforderungen.
Für die kaufmännische Buchführung verlangt § 238 Absatz 1 HGB, dass sich Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Eine eindeutige Zuordnung von Auftrag, Leistungsunterlagen, Rechnung und Zahlung unterstützt diese Nachvollziehbarkeit.
Am Ende der Bearbeitung kann der Vorgang erkennen lassen, welche Unterlagen vorlagen, was abgeglichen wurde und welche Punkte noch offen sind. Zahlung und Leistungsprüfung werden dabei jeweils mit ihrem eigenen Bearbeitungsstand erfasst. So lässt sich die Abfolge auch dann nachlesen, wenn später eine andere Person mit dem Vorgang arbeitet.